Справка 2-НДФЛ нового образца: последние изменения и инструкция по заполнению формы

В этой статье речь идет о передаче отчетности по налогу на доходы физического лица, исчисленному с сотрудников. Форма, нужная для выполнения этой процедуры, носит название 2-НДФЛ. Эту справку каждый российский бухгалтер хоть раз в жизни заполнял. Поскольку существует искомая форма довольно давно, правительство регулярно вносит в ее состав некоторые изменения, чтобы она соответствовала обновленным требованиям. В этой статье мы покажем, как выглядит справка 2-НДФЛ нового образца и подскажем, каким образом произвести ее заполнение.

Справка 2-НДФЛ нового образца

Для чего используется справка 2-НДФЛ в 2017 году

2017 год подошел к концу, а вы все еще не разобрались, для чего нужна справка 2-НДФЛ? Мы поможем исправить это упущение. Сегодня искомая форма употребляется при проведении той же процедуры, ради которой была разработана и определена в далеком 2006 году – предоставлении налоговым агентом, то есть организацией-работодателем, сведений на проверку в отделение Федеральной налоговой службы России. Внутри искомой справки содержатся данные, связанные со следующими нюансами:

• величиной выплаченных работнику по месту трудоустройства средств, полученных в свою очередь в виде заработной платы, премиальных выплат и других финансовых поступлений;
• размером перечисленных в пользу налоговой системы отчислений в виде подоходного налога (13% от заработной платы);
• предоставленными ранее налогоплательщику налоговыми вычетами, сумма которых составила определенное количество денежных средств.

Данные по перечисленному в пользу государственной казны налогу на доходы физического лица могут содержать не только величину фактически переведенных денежных средств, но также:

• налог исчисленный (сколько должны были перевести);
• удержанный;
• не удержанный ввиду каких-либо причин.

Если налог удержать не удалось, ввиду отсутствия такой возможности, налоговый агент должен об этом обстоятельстве также отчитаться в справке 2-НДФЛ, при этом в обязательном порядке нужно указать полагающуюся изначально к отправке сумму.

Этот же документ выдается сотруднику, когда ему необходимо подтвердить следующие моменты:

• величину получаемого дохода (например, если плательщик получает кредит в банке);
• факт произведения переводов подоходного налога в государственную казну (для получения налогового вычета).

Сроки выдачи справки

Выдача справки сотруднику в бухгалтерском отделе становится возможной исключительно после получения его специалистами письменного заявления соответствующего содержания. Как только искомая бумага составлена и передана в обработку, процесс запускается. Трехдневный срок обычно распространяется не только на справку 2-НДФЛ, но и иные документы, имеющие отношение к сотруднику, находящиеся в бухгалтерии по месту его трудоустройства.

Какие сроки выдачи справки существуют

Несмотря на то, что по закону за невыдачу справки налоговому агенту не полагается какое-либо определенное наказание, лучше всего поторопиться и уложиться в определенный «сверху» срок выдачи, так как в противном случае работодатель становится нарушителем прав физического лица. Как только срок проходит, сотрудник, претендующий на получение справки, получает возможность и юридическое основание для обращения в суд и инициации разбирательства.

Срок подачи справки и последние актуальные изменения

Согласно букве закона, все сведения, содержащиеся в обсуждаемом документе, подлежат подаче на проверку в налоговую инспекцию по окончанию текущего налогового периода, срок которого определяется календарными двенадцатью месяцами.

Утверждение этого правила, как и других норм, регулирующих обращение с документом, его заполнение и прочие нюансы, производит Федеральная налоговая служба России

Чуть выше мы упоминали, что ради соответствия справки современным требованиям и запросам, ее форма периодически подвергается совершенствованию. Последнее изменение произошло в 2015 году, в октябре месяце. Именно в это время были внесены и утверждены некоторые поправки к справке по форме 2-НДФЛ, и уже с декабря месяца того же года документ вступил в силу, и уже в 2016 стал использоваться в бухгалтерских отделах организаций-работодателей по всей стране.

Обратите внимание! Если вы подаете уточнения за предыдущие годы, старая форма справки также может вам пригодится, так как обычно изменение сведений производится именно с их использованием. Скачать устаревшие образцы справки, как и ее актуальную форму, можно непосредственно на официальном электронном ресурсе Федеральной налоговой службы.

Обновленная форма справки 2-НДФЛ, использующаяся с 2016 года, несущественно отличается от предыдущего собственного варианта, однако, отличия эти все же необходимо отметить

Внутри актуального на сегодняшний день документа появилось дополнительное поле, предназначенное для указания корректировочного номера. С его помощью проверяющие бумагу сотрудники будут знать, впервые ли подаются на проверку сведения из справки, или же новые данные корректируют ранее переданную информацию. Для каждого случая существует собственная нумерация:

• для впервые сдающегося бланка актуальна отметка «00»;
• для первого исправления сведений действует нумерация «01»;
• второе исправление соответствует нумерации «02».

Кроме того, используя обновленный бланк, бухгалтер получает возможность самостоятельно аннулировать ранее переданную в обработку справку, содержащую ошибочные сведения. Для этого внутрь корректировочного поля вносят особое цифровое значение, выглядящее следующим образом «99». Кроме того, производится повторное заполнение разделов под номером один и два.

Преимущество обновленной формы состоит в том, что раньше для аннулирования переданных в обработку сведений необходимо было заполнить заявку соответствующего содержания подать ее в отделение Федеральной налоговой службы, работающее с конкретной организацией, и ждать осуществления запроса.

Скачать декларацию 2-НДФЛ

Видео – Изменения в справке 2-НДФЛ в 2018 году

Как заполнять справку 2-НДФЛ

Прежде чем приступить к описанию процедуры заполнения справки, однозначно актуальной как для опытных, так и для начинающих бухгалтеров, необходимо отметить один важный момент. Мы представляем базовый способ заполнения справки, который, в зависимости от обстоятельств жизнедеятельности каждой компании, может варьироваться в индивидуальном порядке.

Как производится заполнение справки

Получить более подробную консультацию по заполнению вы можете непосредственно в налоговой инспекции, обратившись к специалисту, занимающемуся проверкой ваших документов, а также позвонив по горячей линии Федеральной налоговой службы.

Итак, приступим к рассмотрению инструкции по заполнению.

Шаг №1 – вносим сведения в поле «признак»

Искомое поле может быть заполнено всего двумя символами:

• цифрой 1;
• цифрой 2.

Единица проставляется внутрь графы при обычных обстоятельствах, то есть во время сдачи справки по форме 2-НДФЛ, содержащей сведения о денежных поступлениях к сотруднику компании, и удержанном с него налоге на доходы физического лица.

Двойка проставляется в строку при следующем обстоятельстве: когда невозможно произвести удержание подоходного налога и об этом необходимо уведомить Федеральную налоговую службу.

Возникновение искомого обстоятельства может возникать в следующих случаях.

1. Если доходы были выплачены работнику в форме натуральной, при этом в дальнейшем соблюдается условие, при котором физические лица доходы ф денежной форме не получают. Приведем пример. Представьте, что вы являетесь работодателем и совершили выплату денежных средств сотруднику собственной компании, при этом форма выплаты является денежной. Из искомой суммы вы обязаны произвести удержание подоходного налога, рассчитанного с поступления денежных средств, поступивших в виде дохода в натуральной форме, однако, не более 50% от полной величины денежных выплат.
2. Если физические лица получали подарки во время проведения каких-либо акций рекламной направленности, а также розыгрышей и других бонусных программ.
3. При выплате физическим лицам согласно судебным решениям сумм задолженностей по оплате труда в виде величин, определенных непосредственно по результату судебных процессов.
4. Когда уволившимся по достижению определенного возраста сотрудникам организация продолжает обеспечивать бесплатную возможность каждый год один раз совершить проезд на транспорте железнодорожного типа.

В этой ситуации важно сразу же передать в налоговую службу сведения о невозможности удержания средств, сделав это не позднее последнего тридцатидневного периода года, в котором произошло возникновение обязательств искомого варианта.

Срок передачи сообщения о невозможности удержания налога на доходы физического лица длится до наступления 1 марта.

Шаг №2 – вписываем данные в поле корректировочного номера

Внутри этого поля необходимо провести указание соответствующей последовательности цифр, использующейся для определения направленности подаваемой на проверку справки:

• если документ предоставляется в первый раз и содержит свежие данные, необходимо вписать в искомую строку следующие цифры: «00»;
• если производится корректировка ранее переданных на проверку данных, необходимо, в зависимости от количества совершаемых корректировок, проставлять следующие цифры: «01», «02» или «03»;
• если производится предоставление на проверку справки аннулирующей, то необходимо проставить код «99».

Шаг №3 – вписываем данные в поля кодировок инспекции Федеральной налоговой службы и объектов классификации территорий муниципальных образований

Вначале необходимо произвести заполнение поля с кодировкой конкретной налоговой инспекции, в которую производится подача документа. Если последовательность цифр, подходящая в данной ситуации, вам неизвестна, выяснить ее можно по следующей ссылке.

Перейдя по ней, необходимо будет указать, к какой категории лиц принадлежит ваша компания:

• физических;
• юридических.

В первом случае это обычно индивидуальные предприниматели, во втором – общества с ограниченной ответственностью или организации, имеющие иную правовую организационную форму.

Что касается кода территорий муниципальных образований «ОКТМО», получить данные по нему также можно в интернете, на электронном ресурсе Федеральной налоговой службы. Для этого выйдите на сервис с соответствующим названием, и в определенном разделе введите адрес, и получите нужную вам кодировку.

Шаг № 4 – производим заполнение поля с наименованием налогового агента

Казалось бы, что может быть проще, чем заполнить поля с наименованием налогового агента. Однако, некоторые неопытные бухгалтеры путаются и тут, впоследствии получая штрафы от налоговой инспекции за неверно предоставленные сведения.

1. Если налоговый агент является организацией, носящей статус лица юридического, то необходимо указать его организационно-правовую форму (например, ООО), а также вписать полное наименование: прим. ООО «Мишка на луне».
2. Если организация является лицом физическим и носит статус индивидуального предпринимателя, необходимо указать название следующим образом: ИП и добавить фамилию, имя и отчество (например, ИП Липакова Татьяна Владимировна).

Шаг №5 – вписываем ИНН и КПП

ИНН расшифровывается как идентификационный номер налогоплательщика, КПП – как причины постановки на учет организации. От правильного указания искомых данных также зависит, получит ли организация по итогу заполнения штраф или подготовленный ей документ примут в обработку.

Идентификационный номер налогоплательщика можно найти в специализированном свидетельстве, которое выдается каждому физическому лицу и организации.

Узнать же код причины постановки можно с помощью ИНН, просто введя вторую последовательность цифр на специализированном сервисе Федеральной налоговой службы.

Шаг №6 – заполняем сведения о сотруднике

Прежде всего, необходимо внести следующие стандартные данные о сотруднике:

• имя;
• фамилия;
• отчество.

Если работник или работница сменили фамилию или даже имя, в обязательном порядке необходимо вписывать новые сведения. При этом очень важно подкрепить новые данные о сотруднике доказательствами, то есть, приложить копию его паспорта или брачного свидетельства.

Следует также обратить внимание и на тот факт, что отчество работника не всегда получается вписать элементарно ввиду его отсутствия. Если его изначально нет, ошибкой не вписанные сведения не являются.

Если на вашем предприятии работают граждане, являющиеся иностранцами, разрешается вносить данные об их именах и фамилиях, непосредственно используя латинский алфавит.

Поле, содержащее данные по статусу налогоплательщика, также заполняется одной из трех цифр, каждая из которых означает определенные обстоятельства:

• единица (1) проставляется для работников, имеющих статус резидента РФ (напоминаем, чтобы его получить, необходимо пробыть на территории страны не менее 183 дней в год);
• двойка (2) ставится в справку к тем работникам, которые статуса резидента не имеют, то есть не находились на территории страны полагающийся минимальный временной срок;
• тройка (3) проставляется в том случае, если работник является специалистом высокой квалификации.

Согласно тексту закона, принадлежность к последней из трех вышеперечисленных групп определяется согласно следующим параметрам:

• гражданин должен иметь выдающийся опыт работы, а также аналогичного уровня достижения и навыки в сфере собственной рабочей деятельности;
• высококвалифицированный специалист имеет иностранное подданство;
• искомый сотрудник получает денежные средства в размере от двух и более миллионов российских рублей за годичный период в виде оплаты труда.

Обратите внимание! Специалисты с высокой квалификацией становятся резидентами нашей страны с того момента, когда вступает в силу заключенный ими с местным работодателем трудовой договор. При этом не важно, как долго эти иностранные граждане пробыли на территории России.

Согласно последним изменениям, актуальным для справки 2-НДФЛ, с 2015 года были введены дополнительные кодировки.

• четверка (4) подразумевает маркировку граждан-соотечественников, которые являются добровольными переселенцами из других стран;
• пятерка (5) проставляется для иностранных подданных, являющихся беженцами, обретших в России убежище временного характера;
• шестерка (6) проставляется также для иностранных работников, ведущих рабочую деятельность с использованием патента.

Гражданская принадлежность (поле гражданство) предполагает вписывание кода страны. Граждане России получают кодировку 643. Если вам необходимо узнать код другой страны для иностранного гражданина, являющегося работником вашей компании, вы можете отыскать нужную последовательность цифр в интернете.

Далее следуют поля стандартные, а именно:

• код документа, удостоверяющего личность гражданина, то есть паспорта, который будет индивидуален в зависимости от гражданской принадлежности каждого сотрудника;
• в поле, где необходимо указать адрес сотрудника, указывайте реквизиты конкретного места проживания человека, если его регистрации в России носит характера постоянный, в противном случае поле пропускается;
• поле с кодировкой страны проживания подлежит заполнению только на тех работников, которые имеют статус нерезидентов или являются иностранными подданными.

Обратите внимание! Если гражданину предоставлено на территории нашей страны убежище временного характера, необходимо вписать кодировку из документа, свидетельствующего о предоставлении этого убежища. С 2015 года произошли изменения, связанные с искомой кодировкой. Теперь вместо кода 18 в соответствующую графу вносят код 19.

Шаг №7 – вносим сведения по облагаемым доходам

В разделе под номером три необходимо вписать данные, касающиеся облагаемых доходов, поступивших к работнику организации, для которого производится заполнение справки.

Так, для граждан, имеющих статус резидента государства, ставка по обложению налогом на доходы физического лица составляет 13% от целой суммы. Если сотрудник резидентом не является, то получит доход на целых 30% меньше от изначальной величины.

Какая налоговая ставка применяется в каждом случае, также необходимо указывать в так называемой шапке документа.

Далее необходимо проставить кодировку, относящуюся к конкретному полю дохода. Обратите внимание на следующие нюансы:

• каждой разновидности дохода в обязательном порядке соответствует конкретная кодировка;
• если случается так, что определить поступивший доход в одну из существующих категорий не получается, необходимо отнести поступившие средства в графу доходов иных, проставив кодировку 4800;
• если производится премиальная выплата или награда аналогичного характера за трудовые достижения, проставляется код 2000, кроме тех случаев, когда премия выдается в качестве своеобразного подарка к какому-либо празднику, в этом случае проставляется код для доходов иного характера (4800).

Следом производится заполнение еще одной кодировочной графы, на этот раз подразумевается цифровая последовательность, характеризующая полученный работником вычет. Она носит название «код вычета»

В этой строке отображают профессиональный вычет и другие направленности, которые можно получить через работодателя, согласно 217 статье Налогового Кодекса Российской Федерации

Шаг№8 – вносим данные по налоговым вычетам

Поздравляю, мы уже дошли до четвертого раздела рассматриваемой справки 2-НДФЛ. Сюда необходимо внести сведения, касающиеся получаемых сотрудником налоговых вычетов от государства.

Напомним, вычеты могут носить следующую направленность:

• стандартную;
• инвестиционную;
• социальную;
• имущественную и т.д.

Описание предоставленных вычетов в отчетности ведется исключительно за текущий налоговый период, то есть календарный двенадцатимесячный срок.

Как известно, чтобы получить вычет у работодателя, необходимо вначале предоставить всю сопутствующую запросу документацию непосредственно в налоговую службу. В случае возникновения положительного итога, от налоговой инспекции вам поступит уведомление, подтверждающее право на получение средств в виде вычета той или иной направленности.

Данные из искомого документа необходимо внести в соответствующее поле справки 2-НДФЛ.

Шаг №9 – вписываем данные по суммарному доходу и величине сбора

В графу, подразумевающую вписывание общей суммы полагающегося дохода, необходимо внести сведения из всех граф третьего раздела.

Затем переходим к строке, подразумевающей указание величины налоговой базы, облагающейся сбором по подоходному налогу. Чтобы ее вписать, необходимо учесть разницу между полной суммой полученного дохода и вычетами любой направленности, актуальными для конкретного работника.

В графе с данными по исчисленной сумме налога представляют сумму, которая была рассчитана для отправки в государственную казну по налогу подоходному.

Чтобы ее получить, необходимо имеющуюся налоговую базу умножить на актуальную для работника ставку:

Таблица 1. Актуальные налоговые ставки

Кто является налоговым резидентом Российской Федерации? В этом поможет разобраться наша статья. В ней рассмотрим, от чего зависит налоговый статус, документы для подтверждения, а также нормативную базу для резидентов и нерезидентов.

В графе фиксированных платежей авансового характера чаще всего ставится пропуск, однако, если сотрудник в вашей компании является иностранцем и работает по патенту, заполните графу его данными.

Далее приступаем к заполнению графы со сведениями об удержанной сумме налога. Она отличается от исчисленной суммы тем, что не всегда в полной мере соответствует ее величине. В некоторых случаях удержать денежные средства становится невозможно.

Далее вписываем данные в графу с перечисленной суммой средств по подоходному налогу. Какой она будет, напрямую зависит от удержанной величины.

Если ранее имело место быть излишнее удержание и перевод в казну налоговых отчислений, соответствующие данные необходимо вписать в строчку с величиной денежных средств, удержанных сверх нужного объема.

Согласно букве закона, излишне начисленные и переведенные в государственную казну средства возвращаются работнику, однако, если процедура возврата не успевает быть произведена непосредственно до момента передачи отчетности на проверку, необходимо сумму «государственного долга» вписать.

Бывает и так, что часть полагающейся к удержанию суммы налога не только не переводится в казну страны, но также не отчисляется от суммы полученного сотрудником дохода. В этом случае необходимо также отобразить ее в соответствующей графе справки.

Видео — Как заполнить справку 2-НДФЛ

Сроки сдачи отчетности в 2018 году

Давайте определим сроки передачи данных на рассмотрение Федеральной налоговой службой в наступающем 2018 году.

Как сдавать справку в 2018

Вариант 1. Если в инспекцию поступают данные по доходам, выплаченным сотрудникам, с которых не удерживался подоходный налог с окончания 2017 года, необходимо передать документы на рассмотрение не позднее первого числа марта месяца 2018 года, при этом сообщив о неудержанных средствах:

• налоговикам;
• самому сотруднику.

Приведем пример. Компания решила устроить конкурс, по результату которого определила победителя, не являющегося собственным сотрудником. Он получил приз неденежного характера, следовательно, никакой возможности удержать с него средства не у компании не имелось.

Вариант 2. Если в Федеральную налоговую службу предоставляют отчетные документы по всем доходам, которые были выплачены в 2017 году, включая те, с которых государственная казна не получила полагающиеся перечисления по налогу на доходы физического лица, сведения необходимо передать до наступления второго числа апреля месяца 2018 года. Так как первое апреля выпадает на выходной день (воскресенье).

Подведем итоги

Совершенствование исходных форм выпущенных на государственном уровне документов – естественный и необходимый процесс, приносящий пользу не только налогоплательщикам, но и системам Федеральной налоговой службы, несущим ответственность за проверку отчетности. Чем удобнее и полнее будет передана информация с их помощью, тем совершеннее станут процессы, связанные с проверкой предоставляемых сведений. Это значит, что сократятся временные затраты, необходимые на ее осуществление, а значит и срок ожидания ответа.

Периодически менять форму необходимо

В некоторых случаях возникающие изменения вносят путаницу. Для этого случая очень важно иметь в организации опытного бухгалтера, понимающего, что важно не только зазубрить соответствующие графы и подходящие к ним данные, но также отслеживать все актуальные изменения.

Хотим обратить внимание на тот факт, что формы не только совершенствуются, но также дополняются сторонними документами, которые также требуется постоянно отслеживать. В противном случае фирма рискует получить внушительные денежные штрафы.

Будьте уверены в своих силах и все обязательно получится!