Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Следующий год – время окончательного перехода почти всех видов российского бизнеса на новые кассовые онлайн-аппараты. Первого июля будущего года для ещё одной части предпринимателей перестанет действовать отсрочка: закон, вступивший в силу ещё в 2017 году, коснется ИП и юрлиц, использующих в  своей работе разные системы уплаты налогов. Но в любом случае, чтобы применять беспроводную ККТ, необходимо внести её в официальный реестр кассовой техники, который ведут российские фискальные органы. Регистрация онлайн-кассы в налоговой: подробнее об этом процессе мы и расскажем в нашей статье.

Онлайн-касса: зачем нужна?

Новые аппараты к концу следующего года будут применять большая часть российских коммерсантов (в Налоговом кодексе указаны все, кто обязан использовать кассы в своей работе). С помощью онлайн-приборов принимают оплату, особым образом формируют товарный чек, располагая на нем QR-код и ссылку на электронную версию квитанции для покупателя, отсылают цифровую квитанцию сначала оператору фискальных данных, а  тот, в  свою очередь, в налоговую службу. Таким образом, данные о продажах или оказанных услугах сразу  оказываются у всех участников торговли, облегчая ведение учёта, уменьшая документооборот и необходимость постоянных проверок надзорными органами. Покупателям, например, при наличии онлайн-касс не нужно собирать бумажные чеки для получения налогового вычета и проще защищать свои интересы в суде.

Онлайн-кассы бывают разных видов: от автономных приборов со всем необходимым программным обеспечением до терминалов, оборудованных дополнительными устройствами, например, сканером, эквайрингом и т.д..

При выборе кассы нужно учитывать особенности сферы бизнеса. Для общепита нужно несколько иные программы, чем, скажем, для автомойки: при реализации алкоголя, мясо-молочной продукции терминал должен иметь доступ к соответствующим российским базам данных. Нельзя забывать при покупке кассы о типе сетевого соединения (с помощью роутера или сотовой связи), возможности автономной работы, хранения каких-либо номенклатурных данных и необходимости переносить устройство (например, при продаже роллов часто требуется мобильный терминал). Учитывается и количество продукции в товарной точке, и её проходимость. Менее важны интерфейс кассы, дизайн корпуса.

Перед покупкой кассы предприниматель должен проверить наличие фискального накопителя – специальной флешки для хранения данных и на сайте российского фискального органа — возможность официальной регистрации аппарата.

Также предприниматель может использовать не только что купленную кассу, а  обновленную в соответствии с требованиями закона старую модель.  Список возможных для покупки устройств или модернизации уже имеющихся также можно найти  на интернет-портале федеральных налоговых органов.

Подробнее о том, что такое онлайн-касса, как она работает, особенности перехода на интернет-ККТ разных бизнес-сфер, её использования ИП, применяющими ЕНВД, читайте в статьях на нашем портале.

Подготовка к установке беспроводной кассы: пошаговая инструкция

При переходе на новые  аппараты необходимо совершить ряд действий.

Шаг 1. Определиться с типом сетевого соединения

В торговую точку надо провести стабильно работающий интернет. Обеспечивает постоянное сетевое соединение как wi-fi-роутер, так и модем мобильного телефона.

Шаг 2. Подписание контракта с ОФД

Когда предприниматель определился с техникой, её комплектацией, понял, что ему необходимо – купить новый аппарат или обновить старый (в один нужно только вставить накопитель, в других    — менять процессор), далее он заключает договор с оператором передачи данных. Список разрешенных организаций опубликован на портале фискальной службы. Исключение: когда касса не передаёт информацию и квитанции оператору, например, если она установлена в поселке, где живет не больше десяти тысяч человек.

Кстати! Как только предприниматель купил определенную модель техники, он может оформить за неё налоговый вычет, но не более 18 тысяч рублей и если он успел зарегистрировать аппарат в налоговой до определенной даты. Она варьируется в зависимости от системы налогообложения, которую использует ИП, и типа компании. Если аппарат поставили на учёт до 1 июля 2018 года, могут получить назад уплаченные налоги ИП на ЕНВД и патенте (розница, общепит с работниками), до 1 июля 2019 —  те же системы, кроме обычных торговых магазинов и предприятия общественного питания, в том числе и без сотрудников.

Шаг 3. Определиться с методом постановки онлайн-аппарата на учёт

Владельцу бизнеса нужно выбрать способ регистрации нового аппарата: «по старинке», с помощью бумажных документов, или электронным образом (в личном кабинете на интернет-портале налоговиков или сайте оператора данных). Если выбран второй вариант, стоит, во-первых, зарегистрировать свой аккаунт на этих ресурсах, если гражданин не сделал этого ранее, во-вторых, озаботиться покупкой усиленной цифровой подписи в специальной уполномоченной компании. Подпись необходима для верификации электронных версий документов. Её можно использовать не только для входа в собственную учётную запись, но и в любых других ситуациях, которые возникают при электронном документообороте.

Шаг 4. Снять с учёта старую кассу

Перед регистрацией нового аппарата нужно снять с  учета прежний. Прежде, чем начать этот процесс, предпринимателю необходимо обратиться в сервисный центр, с которым заключен договор по обслуживанию имеющегося у бизнесмена устройства, и получить там копию специального талона, а  также фискальный чек. Он затем предъявляется в ИФНС. Также в отделение приносят:

• письменное обращение, заполненное по форме;
• технический паспорт старого аппарата;
• карточку её регистрации, выданную ранее коммерсанту;
• журнал кассира-операциониста;
• удостоверение личности заявителя/паспорт предпринимателя.

Снять кассу с регистрации можно как лично в инспекции (это удобнее, так как специалист в  присутствии бизнесмена проведет первичную оценку представленных бумаг), заказным письмом с уведомлением по почте или курьером, а также онлайн, через индивидуальную учётную запись на ресурсе налоговой службы.

Важно! Посмотреть образец карточки снятия кассы с учета в ИФНС можно здесь.

Местная инспекция рассматривает вопрос об удалении техники из реестра пять дней. За это время специалист налоговой свяжется с предпринимателем и согласует число и место снятия контрольных параметров с кассы. По итогам проверки составляют акт КМ-2. В зависимости от выбранного метода снятия кассы – дистанционного или личного – сотрудники службы или вручат подтверждающую карточку и паспорт техсредства в руки или пришлют документ в личный кабинет (об этом гражданина оповестят).

Важно! Для проверки снятия аппарата с регистрационного учёта нужно обратиться с письменным заявлением, копией техпаспорта устройства и собственным удостоверением личности в то отделение налоговой, где предприниматель ставил кассу на учет.

Регистрация нового онлайн-устройства в ИФНС: пошаговое руководство

Постановка на учёт нового оборудования может происходить не только по причине перехода на новые интернет-кассы, но и при:

• изменении названия компании, фамилии бизнесмена, ИНН организации, места нахождения оборудования, например, если собственник торговой точки купил новую недвижимость и перенес магазин туда или изменил юридический адрес ИП;
• продаже бизнеса, когда у точки появляется новый владелец;
• переходе к другому оператору данных или изменении реквизитов у действующего;
• переходе на иной тип работы беспроводного оборудования, например, с шифрованного на обычный;
• окончании срока действия или необходимости заменить фискальную флешку (накопитель). Старый сдаётся налоговикам, новый подлежит установке и перерегистрации;
• исправлении ошибки в номере накопителя или других пунктах, важных для регистрации оборудования.

Как мы уже ранее писали, внести новый гаджет в реестр  можно лично,  явившись в отделение  налоговой службы, или с помощью личного аккаунта на портале федеральной фискальной инспекции. Посещение отделения обычно выбирают, когда нельзя зарегистрировать кассу онлайн, например, нет возможности выбрать адрес магазина, так как он не загружается из единой системы (такая ситуация случается, если местоположение изменилось недавно и ещё не внесено в базу данных). В любом случае для постановки на учёт надо пройти несколько этапов.

Важно! Новый тип касс регистрируется через личный кабинет, даже если она использует режим, при котором информации о покупке не передаются.

Шаг 1. Заполнение  заявления

В электронном и печатном вариантах обращения оно одинаково, содержит похожие пункты, которые необходимо заполнить по определенной форме КНД-1110061, утверждённой еще два года назад. Текст содержит сведения о самом бизнесмене, техническом устройстве, фискальном накопителе и организации, получающей от него информацию.  Различия процедуры регистрации ИП и юридического лица тут не существенны, так как различаются только информация, определяющая пользователя устройства: ИП прописывают свое ФИО по паспорту, а организация указывает наименование.

Заполняем бумажное заявление

В обращении нужно указать:

• полное название компании или ФИО коммерсанта;
• индивидуальный номер налогоплательщика;
• адрес и местоположение оборудования; если магазин торгует через Интернет, указывается ссылка на его сайт;
• номер и модель техники, фискального накопителя;
• информацию об операторе, с которым подписан договор;
• направление использования ККТ (например, для реализации лотереи, развозной торговли и т.д.; а также, если при расчете с потребителями используется эквайринг-устройство, в заявление включаются и информация о нем);
• сведения из отчёта о регистрации (номер, дата и время формирования отчета).

Каждый лист печатного обращения подписывается заявителем (руководителем организации), также указывается дата составления документа, ставят и печать. Также к письменному обращению необходимо приложить следующий пакет бумаг:

• оригиналы свидетельств о госрегистрации юрлица или ИП;
• ИНН компании или инд.предпринимателя;
• документы на регистрируемую технику;
• печать фирмы, если она есть;
• доверенность на представителя организации, если регистрирует кассу не сам владелец или директор предприятия.

Важно! Если личное посещение налогового отделения невозможно, пакет документов можно отправить по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. В таком случае датой обращения будет считаться не день отправки бандероли, а время её получения ИФНС.

Через пять дней (или раньше) после получения письменного обращения налоговики отправят заявителю карту  постановки ККТ на учёт. Как только предприниматель её получит, он может приступать ко второй стадии  – фискализации.

Заполняем электронное заявление

Напомним, что оно возможно, если только у ИП есть цифровая подпись. В процессе интернет-регистрации есть свои нюансы. Помимо постановки кассы на учёт через сайт федеральной фискальной инспекции, можно внести её в реестр с помощью учётной записи на сайте ОФД. В данном случае мы рассмотрим процесс регистрации прибора через аккаунт на портале  ФНС. Поэтому перед началом процесса рекомендуем посмотреть обучающий ролик.

1. Чтобы поставить устройство на учёт, зайдите на интернет-ресурс и нажмите пункт «Зарегистрировать кассу».

   Так выглядит начало процесса электронной регистрации онлайн-кассы

2. Затем нужно войти в свою учетную запись, в зависимости от типа предприятия (предприниматель или юрлицо). Есть несколько форм входа: и с помощью усиленной подписи, и используя логин с паролем, и «ДжаКарту».

   Выберите тип предприятия и форму авторизации пользователя

3. Следующий шаг — нажать кнопку «Учет ККТ», а затем опцию регистрации кассы и ручного заполнения заявления.

   После нажатия этой кнопки можно начинать процесс заполнения заявления

4. После налогоплательщик приступает к заполнению электронной формы заявления. Кстати, здесь возможен такой вариант – распечатать бланк, заполнить его, отсканировать и загрузить как изображение. Но обычно выбирают заполнение электронного заявления, он идентичен печатному бланку. Необходимо выбрать из базы адрес магазина, где будет установлено устройство, наименование торговой точки.

   Первый этап заполнения электронного заявления: необходимо указать название торговой точки, где будет располагаться устройство, и её адрес

Затем предприниматель выбирает из указанного списка тип устройства, вводит номер, присвоенный ему заводом-изготовителем и внесенный в техпаспорт, то же самое проделывает и с фискальной картой памяти. Заявитель указывает и ОФД: выбор надо сделать из тех, что есть в  системе и с  которым у ИП заключен контракт.

Важно! Кое-где потребуется проставить галочки, например, в  разделе выбора режима применения прибора. Это надо уточнять или в сервисном центре, или у оператора. Но обычно никаких галочек не требуется.

Последний этап заполнения заявления – это его подпись и отправка (надо нажать на соответствующие кнопки). О доставке обращения пользователя уведомят.

5. Заявитель проверяет статус обращения. Обычно для присвоения рег.номера технике при интернет-заполнении нужно всего несколько минут. Чтобы его увидеть, заявитель переходит на основную страницу своего аккаунта, выбирает  пункт учёта кассовых аппаратов  и смотрит, опубликован ли в этом пункте большой ряд цифр.  Для активации прибора кликайте по этому длинному числу, и, когда появится новая страница, оставьте её открытой после загрузки или распечатайте полученный документ на странице «История заявлений».

Важно! Если есть проблемы с регистрацией техники, то можно обратиться к ОФД или в сервисный центр. За умеренную плату или бесплатно они сделают всё за вас.

Шаг 2. Активация фискального накопителя

В этом случае в аппарат вводится информация о новой кассе, включая номер, полученный в налоговой, пользователях устройства. Для этой операции инспекция отводит всего день.

Второй шаг можно также производить, придя в саму налоговую: туда предприниматель приносит прибор, чтобы сотрудники его осмотрели и провели процедуру активации. Также можно самостоятельно внести все необходимые сведения в память устройства. Так делают при интернет-регистрации кассы.

Таблица. Этапы фискализации

Процесс активации накопителя у разных типов касс может немного различаться. Мы рассмотрели обычный алгоритм действий.

Шаг 3. Окончание регистрации кассы

Напечатанный отчет передается сразу в налоговую, где вам осмотрели и провели фискализацию накопителя. В  случае самостоятельной онлайн-регистрации  через учетную запись на налоговом сайте или оператора данных, после завершения процесса можно подать в ИФНС письменное обращение с просьбой выдать карточку: её заверенную копию пришлют пользователю прибора.

Если ИП завершает электронную регистрацию на портале ФНС, то необходимо вернуться на незакрытую страницу и выбрать опцию  «Завершение регистрации».  Фискальный признак (это десять цифр), дату, время, порядковый номер тестовой квитанции вносят в соответствующие строки открывшегося окошка. Как только все пункты будут заполнены, надо подписать и отправить заявление. После подтверждения данных  предприниматель или юрлицо получит в электронном виде карточку регистрации.

Менять данные карты  можно в любое время, но каждый раз необходимо подтверждать любое редактирование цифровой подписью.

Кстати! Несмотря на то, что еще до формирования рег. карты у кассы есть возможность выдавать чеки, этого делать нельзя! Если на кассе появится квитанция, не отправленная оператору данных, карту через 30 дней заблокируют.

Шаг 4. Регистрация в аккаунте на сайте оператора данных

Чтобы касса заработала, предприниматель должен внести данные с регистрационной карты кассы в настройки своего личного кабинета на портале оператора. Алгоритм действий у разных организаций различается, поэтому необходимо действовать в  соответствии с инструкциями, полученными от конкретного ОФД. Обычно пользователи вводят заводской и регистрационный номера кассы, фискального накопителя, выбирают модель устройства, придумывают внутреннее название кассе. Далее данные сохраняют в системе. После окончания этой процедуры касса может работать.

Важно! Проверьте работу устройства в магазине и на портале ОФД — нужно удостовериться, что он получает информацию от прибора.

Видео — Пошаговая инструкция по интернет-регистрации кассы

Типичные ошибки при регистрации устройства

1. Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
2. Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
3. Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
4. Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.

При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.