Онлайн-касса: что это?

Сейчас в  России проходит фискальная реформа: с июля прошлого года начали действовать поправки в ФЗ № 54. Теперь для ведения большинства видов предпринимательской деятельности необходима онлайн-касса (старые кассовые аппараты налоговая перестала регистрировать ещё в феврале прошлого года). Это розничные магазины, общепит, бизнес на системе вменённого дохода с наёмными работниками, организации, работающие в сфере услуг. Кому необходима новая техника и как её приобрести, мы и расскажем.

Онлайн-касса — аппарат с фискальным накопителем, подключённый к Интернет и передающий данные налоговикам и ОФД

Что такое онлайн-касса?

Это аппарат со специальной картой памяти (фискальным накопителем), подключённый ко всемирной сети, определенному оператору фискальных данных (организации, которая  собирает, хранит полученные сведения, а  затем отправляет их в ФНС) и выполняющий несколько функций: он размещает на квитанции гиперссылку и QR-код, отсылает цифровые чеки  потребителю и ОФД.

Схема работы такого устройства такова: продавец печатает чек, накопитель  отправляет сведения ОФД, а тот  — налоговикам, которые видят, что в торговой точке «Лоза» на проспекте Сталина, 8 приобрели 25 пачек риса по 34 рубля. Бизнесмену уже не надо  представлять бумажный отчёт, не надо заполнять журнал кассира-операциониста и другие документы, указанные  в постановлении Государственного комитета статистики РФ № 132. При этом на фискальных документах стало больше информации: название продукта, стоимость, НДС, сведения о продавце и кассе. По просьбе потребителя и при наличии технической возможности магазин обязан отправить покупателю цифровую версию чека в виде смс-сообщения или на электронный почтовый ящик. Оба варианта квитанции имеют одинаковую юридическую силу.

Переход на онлайн-кассы – один из этапов реформирования системы налогового контроля за предпринимателя. И он имеет свои плюсы.

1. Уменьшается количество бумаг, проверок.
2. Расходы на оборудование окупаются одинаковыми условиями ведения предпринимательской деятельности.
3. Возможность отслеживания состояние дел на предприятии, торговой точке с помощью мобильного приложения на телефоне: как работают сотрудники, каковы продажи, что продаётся лучше, что хуже, средние траты покупателей, статистика оплаты по карте или наличными деньгами.
4. В планах такие облака станут настоящими аналитическими системами и заменят товарный учёт.
5. Наличие онлайн-касс не позволит скрывать свои доходы от налогов.
6. Покупателю станет проще защищать свои интересы. Раньше наличие чека не всегда гарантировало, что потребитель может отстоять свои права в суде: квитанция только с ценой, например, при покупке в том же подземном переходе, не имеет юридической силы. А вот чеки с надписью «ЭКЛЗ» означали, что сведения об акте покупки записаны на электронную ленту и отправлены в ИФНС. И это уже юридический документ. Сейчас в результате реформы вместо электроленты данные собирает накопитель. По информации, указанной на чеке, потребитель в состоянии проверить, есть ли в ИФНС данные о его покупке или нет. В  случае отсутствия можно писать жалобу. И ещё момент: электронная квитанция удобна и тем, что она хранится годами: в отличие от печатной версии, краска на ней не выгорит.
7. Потребителям не надо оставлять бумажные квитанции для подтверждения права на налоговый вычет.

Риски перехода на онлайн-кассу

Хотя аналитики в целом  и одобряют эту реформу,  некоторые специалисты видят риски в облачной технологии. Основная угроза – потеря контроля над важными коммерческими сведениями, описывающими структуру и объём бизнеса. Поэтому для устранения данного риска крупные розничные сети планируют создание собственных операторов, несмотря на дороговизну и длительность этой процедуры.

Вторая угроза – недостаточная база для разрешения конфликтов и споров, возникающих при сбое новой системы или потере значимых данных. Раньше эту проблему решали аккредитованные центры технической поддержки, что приводило к издержкам со стороны предпринимателей, пока они ждали, когда ЦТП разберутся со всеми случаями сбоя работы онлайн-кассы. Теперь заключение договоров с ним не обязательно, но и понятный алгоритм разрешения споров ещё не разработали.

Переход на новые кассы связан с риском кражи коммерческой информации, если конфиденциальность данных будет нарушена на этапе передачи информации через посредника

Третья угроза – сжатые сроки перехода от старой системы к новой. Этот риск связан, прежде всего, необходимостью больших инвестиций в адаптацию и интеграцию техники в существующую на предприятии систему. И четвертый риск связан с качеством ПО. Процесс доработки программ ведётся постоянно и может сказаться на результатах торговли. Все эти угрозы могут привести к дополнительным расходам в бизнесе, что скажется на конечной цене продукта и ляжет на плечи потребителей.

Кто обязан иметь новый аппарат?

Первого июля 2018-ого истекла ещё одна отсрочка по установке онлайн-касс для некоторых видов бизнеса. Теперь аппарат обязан быть во всех розничных торговых точках и предприятиях общепита с работниками, находящихся  на «вменёнке» или патенте, за исключением  столовых общеобразовательных учреждений. Но, если кафе в вузе является отдельным юрлицом, то техника необходима.  Когда предприниматель продаёт самостоятельно, то для покупки онлайн-техники у него ещё 12 месяцев – до 1 июля будущего года.  Если сотрудник один, и устроился недавно, то после оформления трудового договора у работодателя есть месяц, чтобы зарегистрировать онлайн-аппарат. Кроме того, даже если гражданин торгует не в здании, а на ярмарке или рынке, большую часть предметов непродовольственного характера необходимо проводить через онлайн-кассу. На интернет-ресурсе Минфина есть полный перечень, среди них  мебельное оборудование, ноутбуки, фортепиано, скрипки и даже ортопедические стельки.

Торговые точки, где продаётся алкоголь, обязаны работать с кассой с 31 марта 2017 года.

Отправление  продукции через автоматы (игрушки, бахилы, вода и т.д.) – это вендинг-бизнес, поэтому теперь такие устройства должны пробивать квитанции.

Интернет-магазины и сервисы

Им новая техника необходима. Если точка работает только с электронными деньгами, то продавцы могут отправлять потребителю цифровые квитанции на e-mail или в виде SMS — сообщения.  Если есть возможность оплаты бумажными купюрами, то покупателю нужно выдать обычный чек, распечатанный, скажем, курьером на переносном аппарате.

Кому онлайн-касса не нужна?

Когда точка находится в труднодоступном регионе, где с Интернетом плохо. Качество трафика определяют власти субъекта федерации, а утверждение происходит на уровне страны. Поэтому необходимо узнавать в администрации районного центра, внесен ли ваш населенный пункт в перечень труднодоступных мест.

Расчёты между фирмами и ИП

Здесь касс  по-прежнему не надо, если расчет происходит по безналу (одно предприятие платит другому платёжным поручением). Если же от имени фирмы работник покупает какие-либо товары, оплачивает их корпоративной картой, то в такой ситуации чек онлайн-кассы необходим.

Сфера услуг

Владельцам парикмахерских, спа-салонов, частные преподаватели – ИП и вообще все компании, оказывающие людям услуги, обязаны иметь онлайн-технику для выдачи чеков. Отметим, пока закон не вступил в  силу для фирм и ИП, использующих «вменённую» и патентную системы (письмо Минфина от 15 июня 2018 № 03–01–15/41183) при безналичных расчётах. Перечень льготных категорий бизнесменов, освобожденных совсем или имеющих отсрочку до июля будущего года, указан в статье 2 ФЗ о ККТ.

Спа-салонам, как и другим представителям сферы услуг, онлайн-касса необходима. Но у некоторых видов бизнеса ещё действует отсрочка

К таким «освобождённым» относятся изготовители ключей, сервисы по ремонту бытовой,  компьютерной техники, предметов комнатной обстановки, установке дверей. Мойки для автомобилей, различные прокаты,  охранники, бухгалтерский консалтинг,  оценщики, ландшафтный дизайнер, копирайт, некоторые типы инфобизнеса, сиделки, няни, носильщики, пильщики дров и т.д. – им всем касса не нужна.

Если человек, оформив патентное предпринимательство, работает ни по профессии, попавшей в список исключений, то онлайн-оборудование ему покупать не надо. Это, например, химическая чистка, оборудование лоджий, различные обучающие курсы и т.д. При любом исполнении денежных обязательств перед работниками или другим патентными ИП касса не нужна, но документ, подтверждающий оказание услуги или приобретение товара, выдавать надо. В чеках нет нужды, если оплата происходила безналичным способом и этот факт можно подтвердить.

От необходимости устанавливать онлайн-кассу вне зависимости от режима налогообложения и количества работников освобождены продавцы на стихийных рынках, обувных дел мастера, торговцы с лотков, киоски с печатной продукцией, кредитные и религиозные организации, кондукторы, страховые агенты, городские паркинги, библиотечные пункты  и др.

Для переводов за коммуналку и капремонт отсрочка закончится 1 июля 2019 года.

Как купить онлайн-кассу?

Реформа не обязывает предпринимателей покупать новые модели: возможна модернизация прежнего аппарата, и обойдётся это дешевле – около семи с половиной тысяч рублей, где большая часть суммы приходится на приобретение накопителя, а меньшая – на оформление документов.  На налоговом ресурсе опубликован список онлайн-оборудования. В нём указаны цены  и на комплект обновления того или иного типа кассы. Но он неполный: для полного понимания картины изучите реестр контрольно-кассовой техники на ресурсе инспекции.

POS-терминал с периферийными устройствами

Отметим, при обновлении или покупке устройства надо учитывать и сферу применения: она влияет и  на выбор программного обеспечения, поэтому устройство в алкогольном магазине будет отличным от кассы для блинной. Например, если владелец хочет автоматизировать бизнес, то необходима техника, которая работает с программами учёта типа 1. При отсутствии такой необходимости, стоит обратить внимание на аппарат, выгружающий сведения в обычных таблицах. Для работы с алкоголем нужно устройство, адаптированное для взаимодействия с ЕГАИС, поддерживающее УТМ и имеющее программу для списания остатков, а  для продажи мяса, продуктов из молока – аппарат, поддерживающий связь с ФГИС «Меркурий.

Сейчас среди моделей  онлайн-касс  можно выделить несколько подгрупп.

Таблица 1. Виды касс

При выборе кассы надо учитывать не только сферу, где вы будете её применять, цену, но ещё и некоторые критерии.

1. Тип интернет-соединения: проводной, wi-fi, мобильный.
2. Количество продукции в магазине и его проходимость: небольшой точке хватит автономного агрегата, если в магазине больше 50 наименований, то лучше купить смарт-терминал или фискальный регистратор, они упростят приёмку и учет товара.
3. Необходимость переносной техники: если у торговой точки есть доставка или постоянные перебои с электричеством, то без мобильной станции не обойтись.
4. Возможность официальной регистрации модели (проверить можно, изучив соответствующие документы и списки на сайте российской ФНС).
5. Наличие фискального накопителя. Нет его – аппарат не соответствует законодательным требованиям.
6. Возможность работы без Интернета. Как только подключение снова будет, аппарат сам дошлет оператору собранную до этого момента информацию.
7. Наличие необходимых программ.
8. Возможность хранения номенклатурных данных. В квитанции нужно указать наименование предмета покупки, поэтому надо знать, как продавец будет это делать – рукописно, программой (Эксель, товароучётное обеспечение). При наличии готовой базы предприятие сэкономит время.

Налоговый вычет при покупке кассы

Приобретая новую технику, некоторые предприниматели имеют право на налоговый вычет в 18 тысяч, но при условии, если они успели приобрести её до определённого срока. Учитывая,  что онлайн-аппарат стоит в  пределах 20 тысяч рублей, кассу можно приобрести за счёт государства, которому вы не доплатите сборов на указанную сумму.

Таблица 2. Условия для получения вычета

Бизнес на упрощёнке заявить вычет не может. Кроме того, на шестипроцентной схеме траты на технику не учитываются, а в системе «доходы минус расходы» покупка кассы уменьшит прибыль, а не государственный сбор.

Налоговый вычет за покупку онлайн-кассы — 18 тысяч рублей

Как установить онлайн-кассу?

Чтобы в магазине заработала новая техника, нужно, во-первых, подключить надёжный Интернет, во-вторых, модернизировать старый кассовый аппарат или купить новый, сравнив цены и возможности. Если выбрать первый вариант, то он дешевле. Комплект зависит от производителя: в некоторые аппараты нужно поставить только ФН, другие требуют замены процессора.

Третий шаг – заключение договора с оператором передачи данных: для этого надо изучить список разрешенных ОФД на сайте ИФНС. В–четвёртых, купить усиленную цифровую подпись в аккредитованной организации. Она необходима, чтобы входить в собственную учётную запись на сайте инспекции и процесса регистрации ККТ.

Затем необходимо лично отправиться в инспекцию и снять с учёта прежний кассовый аппарат, зарегистрировав новый (обновленный старый). Регистрация аппарата теперь допустима и через сетевой ресурс ФНС России. Гражданину нужно для этого иметь сам аппарат с картой памяти, документы к ним, ЭП и документация на торговую точку.

В регистрационном процессе есть свои особенности, поэтому перед процессом регистрации, ознакомьтесь с обучающим видеороликом. По правилам, инспекция дает аппарату номеру в течение десяти суток, но реально этот процесс длится всего несколько минут.

Не забудьте проверить стабильность работы кассы на торговой точке и в  личном кабинета на сайте оператора (нужно удостовериться, что он принимает данные от установленного аппарата).

Поскольку владельцы магазинов не обязаны иметь теперь договоры с ЦТО, то договор можно расторгнуть. Стоит ли это делать? Наличие такого контракта – это ваша страховка. Например,в  ситуации, если при регистрации аппарата что-то пойдет неправильно: опечатаетесь ли в номере, выберете ли неверный режим —  и накопитель испорчен. Чтобы купить новый, придется выложить 6 тысяч рублей, если ошибку допустит инженер центра, то фирма оплатит ущерб.

Обращаться с новой кассой труднее: теперь это целая система. Если какое-то звено выйдет из строя, предприниматель оплатит каждый этап   – вызов сотрудника, стоимость ремонта и т.д. Кроме того, при наличии договора с техподдержкой, его сотрудники часто выступают первыми советчиками  в случае, если возникли несущественные проблемы  — аппарат не включается, лента не влезает и т.д. Это существенно экономит время на устранение неполадок.  Так что, прежде, чем отказаться от договора, посчитайте возможные затраты и убытки.

Статья 2. Особенности применения контрольно-кассовой техники (ФЗ-№ 54)

Можно ли обойтись без кассы, если она нужна?

Первый метод. Без устройства может работать, используя интернет-платежи. В таком случае бумажные чеки выдавать некому, поэтому можно отправить цифровой.

Второй  способ работы без кассы – её аренда через платёжный ресурс, которые оказывает такие услуги. Такие сервисы уже есть, но они стоят даже больше, чем сама онлайн-касса. Плюсом такой аренды  является то, что нет необходимости в  кассире и система всё делает сама: формирует чеки и отправляет их в ИФНС.

Третий метод – контракт со службой доставки. Тогда именно она будет платёжным агентом и пробивать квитанции. В чеках необходимо указывать названия проданных предметов, поэтому придется наладить обмен данными о заказах. Но если верно составить договор, то можно сохранить свои деньги, не нарушая законы.

Если работать без кассы, то…

…налоговая оштрафует в ситуации, когда организация должна иметь кассу. Санкции зависят от формы предприятия и типа нарушения. К примеру, в торговой точке аппарат нужно использовать, а  этого не делают – штраф от 10 тысяч для индивидуальных предпринимателей до 30 для фирм. Нет реквизитов на квитанции – от 3 до 10 тысяч. Чтобы избежать санкций, заранее сообщите в  налоговую об этой ошибке и исправьте её.

Срок давности по кассовым нарушениям – 12 месяцев.

Видео — Онлайн-кассы. Особенности применения ФЗ № 54