Справка 2-НДФЛ: бланк и образец заполнения в 2018 году

С необходимостью предоставления формы 2-НДФЛ сталкиваются на протяжении жизни неоднократно, как налогоплательщики, так и налоговые агенты. В статье мы рассматриваем, зачем справка 2-НДФЛ нужна и какие существуют правила ее предоставления.

Справка 2-НДФЛ, кому и зачем нужна?

Предоставление справок налоговыми агентами

Чтобы понять, зачем нужны справки налоговым агентам, необходимо разобраться, какую деятельность они ведут. Налоговый агент – фирма или организация, на которую государство возложило обязательство по выплате в бюджет отчислений, снимающийся не за эту фирму, а другую, или за человека.  Обязательство прописано в Налоговом Кодексе Российской Федерации.

Положенные государству средства удерживаются агентом из денег, подлежащих к выплате налогоплательщику. Когда из выплат отнимать сумму возможным не представляется, организация должна передать данные о сложившейся ситуации, и накопившемся долге перед государством в инспекцию, которой принадлежит согласно месту нахождения. В НК оговорен срок для этой передачи, он начинается со дня получения информации о невозможности исчисления налога, и длится месяц. Совершить действие необходимо до наступления марта года следующего за выплатой, выданной без вычета величины налога.

В обязанности агента входят:

• ведение учета доходов, отданных физическим лицам и организациям, снятых выплат в пользу государства;
• передача отчетов в соответствующую инспекцию, с подробностями выполненных обязательств.

Согласно букве закона, организация может быть агентом по трем направлениям счислений.

1. Доход физических лиц.
2. Добавленная стоимость.
3. Прибыль.

Значения в данной ситуации применение специализированных режимов налогообложения не играет. Вы можете применять  и систему  отчислений общего характера.

Организация становится агентом когда:

• является работодателям и платит заработную плату и другие доходы;
• осуществляет выплаты на основании официально заключенной договоренности и выполнении работ, услуг или по договорам авторским.

Перечисляя плату, фирма вычитает размер налогового отчисления и перенаправляет средства в бюджет, обязательно ведя отчетность.

К признакам агента по налогу на добавленную стоимость можно отнести следующие:

• берет в аренду у властных структур имущество, принадлежащее государству или муниципалитету.
• покупает у зарубежных торговых компаний товары, выступающие также в виде работ или услуг, при этом продавцы налоговыми резидентами страны не являются, однако продукцию реализуют на территории России.

Компания может стать агентом по прибыли когда:

1. Выплачивает часть прибыли другой фирме.
2. Платит за работу иностранной фирме, представительства на территории России не имеющей.

Обратите внимание! В случае если отчисления денег и их отправки в государственный бюджет произведено не будет, или будет произведено не в полном размере, то инспекция вправе выписать штраф, составляющий 20% от суммы, с которой необходимо было совершить перечисленные выше манипуляции. При последующей задержке к штрафу начнут начислять пеню.

Предоставление данных инспекции производится с помощью указанной формы, заполненной и содержащей нужную информацию. Эту же форму используют для передачи информации о невозможности изъятия суммы налога, следовательно, и ее перечисления. Напомним, произвести данную процедуру необходимо до наступления первого марта текущего года.

Предоставление справки физическими лицами

Давайте определим, кем может являться физическое лицо. Прежде всего – это человек, являющийся субъектом гражданского права. Каждому подобному представителю присущи следующие характеристики:

• он имеет права;
• носит обязанности.

Согласно социальному статусу физическое лицо может быть абсолютно любым, например:

• работающим;
• не имеющим работы;
• предпринимателем, открывшим собственное дело;
• человеком, учредившим юридическое лицо;
• получающим образование гражданином;
• женатым или не женатым (замужней, не замужней) и т.д.

Как видите, характеризовать физическое лицо можно по-разному. Все особенности устанавливаются законодательно властями каждой отдельно взятой страны. Обладание несколькими статусами – характерная его черта.

Представители группы получают доход, чаще всего находясь непосредственно по месту работы, то есть, являясь трудоустроенными работниками. Они имеют право в любой момент запросить сведения о доходах, которые были ими получены за определенный временной период. Кроме того,  предоставляется не только информация о полагающемся и начисленном доходе, но и о налоге, удержанном и отданном в казну.

Обязательство работодателя, являющегося агентом, прописано в Налоговом Кодексе России. Согласно его 230 статье, предоставление справки нужно произвести не позднее трех дней с момента обращения работника и написания им официального заявления.

Если работник решил уволиться, предоставить  справку работодатель обязан не позднее, чем в официальный день увольнения, указанный в приказе. Данный документ физическому лицу нужен, чтобы заполнить другие формы в налоговую инспекцию, например, бланк 3-НДФЛ, который нужен для получения налоговых вычетов от государства. Они предоставляются в различных случаях, например, при оплате лечебных процедур или приобретении жилища.

Кроме того, справка 2-НДФЛ нужна для оформления по следующему месту трудоустройства, если сотрудник уходит не просто так, на вольные хлеба, а переходит непосредственно в другую компанию, чтобы продолжать трудовую деятельность. При этом он имеет право на вычеты, рассчитанные с начала налогового периода доходы, включая и зарплату от работодателя с прошлого места трудоустройства.

Справка 2-НДФЛ нужна для оформления по следующему месту трудоустройства

Очень часто предоставление справки требуется физическим лицам, чтобы передать ее в кредитную организацию для подтверждения способности выплачивать проценты по займу и сам займ в устанавливаемые банком сроки.

Выдача справок возможна за следующие временные сроки:

• прошедшие года;
• текущие 12 месяцев, еще не завершившиеся.

Сообщать работодателю, для каких целей ему понадобилось получить данную бумагу, сотрудник не обязан. Отказать в ее выдаче налоговый агент не имеет права, несмотря на то, что законодательная ответственность за это действие не оговорена.

Что указывается в справке 2-НДФЛ

Согласно действующей на данное время форме, актуальной для заполнения и предоставления в соответствующую федеральную структуру, данная справка содержит следующую информацию:

• величину уплаченных в пользу физического лица доходов;
• суммы вычтенных из выплаченного дохода отчислений в пользу государственной казны.

Как мы уже говорили, оформление справки производится:

• чтобы передать ее в местное отделение Федеральной налоговой службы;
• для выдачи сотруднику, написавшему заявление по месту работы.

В обязательном порядке передача справки в инспекцию происходит при наличии одного из следующих факторов.

1. Организация, являющаяся налоговым агентом, предоставила гражданам (физическим лицам) положенные им доходы, из которых исчислила налог на доход физических лиц и перевела его в бюджет страны.
2. Агентом были уплачены доходы, а налоги с них удержаны не были ввиду обстоятельств непреодолимой силы. Следовательно, в данной ситуации компания-агент имеет два месяца после окончания налогового периода, чтобы уведомить о сложившейся ситуации инспекцию, а затем официально передать данную информацию также, заполнив форму 2-НДФЛ.
3. Физическое лицо хочет передать справку новому работодателю, чтобы получить полагающиеся стандартные вычеты с налоговых отчислений.
4. Гражданину нужно заполнить справку по форме 3-НДФЛ, при этом вписать туда сведения, полученные из справки с идентичной маркировкой, идущей под номером 2.
5. При оформлении займа в кредитной организации, или же предоставление по требованию в любую другую. Запросившую информацию, организацию.

При запрашивании справки на момент течения налогового периода длиной в 12 месяцев, например, по прошествии 6 месяцев с его начала, работодатель составляет справку исходя из имеющейся на руках информации.

В каких случаях предоставление справки не является обязательным

Согласно закону, в некоторых случаях предоставление справки по данному образцу не обязательно. Давайте рассмотрим конкретные варианты.

Если компания на доходы, выплачиваемые физическим лицам, не производит начисление налога и соответственно его перевода в пользу страны, то она не может являться налоговым агентом, следовательно, не обязана и предоставлять соответствующие документы в налоговую службу России. Это правило действует в следующих случаях:

• если доход перечисляется в пользу физических лиц, которые обязаны производить самостоятельное перечисление и исчисление налога на доход физического лица в пользу страны;
• физическому лицу выплачивают награду, с которой оно самостоятельно обязано произвести налоговое отчисление;
• производится выдача доходов такого рода, которые обложению налогами не подвергаются.

Заполнение справки в 2018 году

В 2018 году продолжает действовать вариант формы, утверждение которого состоялось еще 30 октября 2015 года, посредством приказа, изданного Федеральной налоговой службой нашей страны.

Внутри справка поделена на пять сегментов, так называемых разделов, каждый из которых содержит графы для внесения следующей информации:

1. Данные о компании, которая является налоговым агентом, и обязана данный документ заполнять.
2. Информацию о получателе дохода, в роли которого выступает физическое лицо.
3. Описаны доходы, подлежащие налогообложению.
4. Суммы налоговых вычетов.
5. Величину отчислений в пользу бюджета страны и полученного в итоге количества средств.

Кроме того, необходимо заполнить признак справки. Эта графа подразумевает успешное или не успешное списание налогового отчисления с доходов физического лица. Всего существует две маркировки:

• цифра 1 – в случае, когда удержать налог удалось;
• цифра 2 – когда налог не был отнят от общей предполагаемой суммы дохода.

Чтобы узнать, какие коды правильно вводить в соответствующие графы справки, необходимо обратиться за помощью к перечню, представленному в приказе от 10 сентября 2015 года, изданном налоговой службой России. Сам он содержится в первых двух приложениях к бумаге.

Чтобы избежать ошибок при заполнении граф, ориентируйтесь на пример, представленный в следующем документе.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ

Сдавая в инспекцию сведения, касающиеся полученных физическими лицами за прошедшие 12 месяцев средств, обязательно нужно обратить внимание на некоторые, весьма значимые нововведения.

Так, с наступлением 2017 года налоговые агенты продолжают сдавать сведения два раза за налоговый период. Отправление отчетности возможно теперь посредством сети интернет, особенно это удобно для компаний, которые имеют солидный штат сотрудников. Если же их у вас менее 25, то удобно будет и воспользоваться традиционным методом передачи данных, то есть лично прийти в инспекцию и отдать бумажные экземпляры документов.

Поскольку заполнение в 2018 году производится на том же бланке, форма которого утвердилась еще в 2015 году, сложностей с его заполнением у тех, кто уже это делал, возникнуть не должно.

Видео – Изменения в форме 2-НДФЛ с 2018 года

Частые ошибки

Этот раздел поможет сориентироваться тем, кто не имеет опыта в заполнении справки 2-НДФЛ. Дело в том, что при всей кажущейся легкости процесса, существует множество подводных камней, на которых ошибаются даже опытные бухгалтеры. Казалось бы, что такого страшного в ошибках. Мы ответим: всего лишь то, что каждая из них оплачивается монетой из собственного кошелька. При этом понятие монеты утрированно – одна неверная запись обойдется в 500 рублей.

Поскольку камеральная проверка данной формы не производится, снять деньги за неверное заполнение сотрудники налоговой могут сразу же при получении отчетного документа. При этом принимается за неправильное заполнение любая неточность, будь она хоть в:

• величине дохода;
• индивидуальном номере налогоплательщика;
• фамилии, имени, отчестве физического лица;
• его данных из основного документа гражданина и т.д.

Хотим заметить, что право на снятие штрафа за неточности, налоговая имеет законодательное. Чтобы его все-таки избежать, обратите внимание на перечисление частых ошибок, возникающих при заполнении:

Заполнение поля, предназначенного для внесения индивидуального номера налогоплательщика, набором из непонятных цифр. Представьте себе, некоторые люди думают, что если у сотрудника ИНН нет, или у компании нет о нем сведений, оставлять данную графу незаполненной нельзя. Это в корне не верно. Не стоит вписывать в соответствующую строчку произвольный набор цифр или ставить прочерк, писать нули и т.д. Просто оставьте его пустым.

Коды по вычетам указаны не верно. Данная ошибка принимается за недостоверные сведения, предоставленные официальным структурам, следовательно, подвергается штрафу. С 2016 года производится заполнение граф по социальным вычетам. Они могут быть представлены всего тремя кодами:

• на оплату медицинских процедур и лекарственных средств — №324;
• на денежные взносы по направлению страхования добровольного характера — №325;
• на оплату лечения, которое стоило очень дорого и обошлось в большую сумму денег — № 326.

Вычеты, которые относятся к имуществу, социальной сфере или детям, необходимо указывать в четвертом разделе, так как они относятся к доходам, облагающимся по стандартной для физических лиц ставке в 13%.

Третий раздел нужен, чтобы вписать вычеты другого характера, которые могут носить характер профессиональный. По четыре тысячи рублей снимают с подаренных доходов или какой-либо помощи. Не стоит путать перечисленные разделы.

Графы для иностранцев – еще один пункт, на котором «срезаются» многие. Адрес нахождения иностранных граждан за рубежом указать нужно обязательно, а вот место нахождения на территории России нет, особенно если работник их не предоставил и в РФ не имеет регистрации. Не стоит вписывать в данную графу информацию о зарубежном месте жительства получившего доход человека. При этом, полное отсутствие в документе информации об адресе — еще одна серьезная ошибка.

В разделе о статусе физического лица необходимо указать актуальную для получателя дохода цифру-классификатор.

Таблица 1. Список цифр-классификаторов

С получаемых членами Евразийского экономического союза доходов фирма получает налоговые отчисления в стандартном размере в 13%, при этом их принадлежность к резидентам страны не является обязательной. Покупку патента для ведения рабочей деятельности такое лицо не купит, следовательно, нужно указать в графе №1 для иностранцев, ставших резидентами или №2, если данного статуса работником приобретено не было. Таким образом, сотрудники инспекции поймут, что получили документ на сотрудника, являющегося членом Евразийского экономического союза. Все остальные варианты будут ошибочны.

Обратите внимание, что с 2016 года изменились коды, проставляемые в графы вычетов и доходов, полученных физическими лицами. Нововведение вошло в силу согласно приказу налоговой службы, от 22 ноября 2016 года. Теперь, при вписывании старых кодов, заполнителя однозначно ждет штраф в размете уже указанной тексте суммы.

Частую ошибку совершают, заполняя графу премиальных:

• трудовых, по коду 2002;
• полученных посредством нетрудовой прибыли и средств целевого характера по коду 2003.

Кроме того, изменились вычеты для категории населения, являющейся родными или приемными родителями, а также захватывающей усыновителей и оформивших опекунство граждан. Они теперь все отличаются друг от друга и по-разному именуются. Чтобы отметить их все, было установлено 24 новых кодовых единицы.

Остались те, кто считают, что служба примет коды и в старом формате, однако это не так. Если не хотите заплатить за ошибку из собственного кармана, обратитесь за предварительной консультацией в налоговую службу и впишите в соответствующие графы правильные коды. Дело в том, что проверка документов осуществляется не живыми персонажами, а компьютерными системами, базы данных которых своевременно обновляются согласно вышедшим от официальных структур постановлениям. Получается, что при просмотре старого, понятного живому сотруднику налоговой, кода, машина воспримет его, как ошибочно указанные сведения.

В помощь при заполнении справки 2-НДФЛ предлагается множество компьютерных программ, обновляющихся при поступлении новых прошивок и баз автоматически. Они бывают бесплатные и платные.

Подведем итоги

Как видите, справка по форме бланка 2-НДФЛ – документ весьма важный, как для жизни налогового агента, так и физического лица, являющегося налогоплательщиком. Знать все нюансы ее заполнения очень важно. Запомнить их с первого и даже второго или третьего раза возможным не представляется, разве что вы обладаете поистине феноменальной памятью. Не стесняйтесь консультироваться со специалистами налоговой службы или с товарищами, уже заполнявшими данную справку. В противном случае, рискуете потерять не только ценное время, но и заработать несколько штрафов, неприятно бьющих по карману. Мы желаем вам большой удачи!